Strumenti di misurazione e valutazione di un progetto di knowledge management

Per "fare" knowledge management nelle organizzazioni bisogna intervenire a livello organizzativo, tecnologico e formativo.

Gli strumenti per valutare l’efficacia di un progetto di knowledge management, quindi, possono essere diversi in base al tipo di aspetto che si va a prendere in considerazione. Proprio per questo, prima di tutto, è necessario definire bene l’ambito di analisi e gli obiettivi dell’indagine.

Considerando che quello che può interessare riguarda macroscopicamente un’ottimizzazione dei processi aziendali ai fini di un incremento del valore aziendale, che sia anche economicamente e finanziariamente riscontrabile in termini di risparmio, eliminazione di sprechi, rafforzamento di competenze, miglioramento dell’offerta (prodotti o servizi), per il mantenimento di quella competitività necessaria a rispondere ai richiami del mercato di riferimento, gli strumenti di rilevazione e monitoraggio in un progetto per il km possono essere di varia natura.

L’attività di rilevazione e monitoraggio deve essere prevista a monte quando si vara un progetto di knowledge management. Questo fa sì che gli strumenti facilitatori (Knowledge Management Systems) scelti e adottati abbiano già insite delle funzionalità adatte a questo scopo.

E’ però necessario precisare che un progetto di knowledge management ha a che fare essenzialmente con la gestione di:

- conoscenza esplicita, ossia quella codificata e codificabile
- conoscenza tacita, propria di ogni individuo e legata a fattori personali e circostanziali

quindi:

Conoscenza esplicita --> dati --> strumenti tecnologici

Conoscenza tacita --> persone --> metodologie sia per la creazione di conoscenza che per la rilevazione dei risultati

Nel primo caso si adotteranno essenzialmente strumenti tecnologici per andare a raccogliere e trattare tutti quei dati che circolano nei sistemi informativi aziendali, quali ad es. strumenti di business intelligence (analisi dati, cruscotti direzionali) o di workflow analysis (che consentono l’analisi dei flussi di lavoro a procedura informatica).

Nel secondo caso, invece, verranno utilizzati sia strumenti tecnologici mirati a favorire la comunicazione tra le persone e la condivisione di informazioni e documenti, sia strumenti di tipo metodologico mirati ad agevolare la creazione di un modus operandi più efficace e ad educare le persone a stabilire relazioni impostate per un reale scambio di conoscenze, quali ad es. creazione di comunità di pratica, attività di team building, mappatura delle competenze. Inoltre, in quest’ultimo ambito, può essere prevista l’analisi delle relazioni innescate o già presenti in azienda (reti sociali e organizzative) per rilevare nodi di competenza specifici o flussi di comunicazione informale strategici ai fini dell' individuazione e raccolta della conoscenza utile per l’organizzazione (software per la Social Network Analysis).

I Sistemi di Knowledge Management (KMS) possono essere classificati in tre grandi gruppi:

1. Sistemi orientati al lavoro collaborativo, che, tramite le opportune soluzioni tecnologiche, sciolgono i vincoli comunicativi ed abbattono le barriere spazio-temporali che inevitabilmente circoscrivono l’agire lavorativo delle organizzazioni;

2. Sistemi orientati alla strutturazione della conoscenza, esclusivamente focalizzati sulle persone che fanno parte dell’organizzazione, utili affinché si inneschi quel processo virtuoso di scambio di conoscenze ed esperienze che sta alla base della creazione di ulteriore conoscenza e che promuovono e sostengono nuove e più efficaci modalità lavorative;

3. Sistemi integrati di Knowledge Management, secondo un duplice aspetto. Da un lato perché non si può prescindere dall’infrastruttura informatica preesistente nelle organizzazioni, primaria fonte della conoscenza aziendale, dalla quale è possibile attingere le informazioni utili e sulla quale si interviene per migliorarne le potenzialità informative attraverso la system integration o l’introduzione di tecnologie che favoriscano la ricerca e la fruizione delle informazioni che servono, dall’altro perché non si può pensare ad un progetto di knowledge management che preveda interventi tecnologici e organizzativi (quindi di struttura) non considerando interventi sulle risorse umane dell’azienda, ossia i knowledge workers senza i quali non si potrebbe neanche parlare di “conoscenza aziendale”.