In un White Paper del 1995 a cura di Lotus (oggi brand IBM), “Groupware: Communication, Collaboration, Coordination”, è ben illustrato cosa si intendeva per groupware , che importanza assumeva e di quali strumenti era necessario dotarsi affinché fosse realizzabile nelle aziende. Nonostante siano passati 15 anni, certi argomenti sono di scottante attualità per il mondo delle organizzazioni complesse e ancor di più nel momento che vengono varati progetti per il knowledge management.
Il termine groupware (dall'inglese group = gruppo, ware = suffisso di software e hardware) fa riferimento al software che supporta il lavoro di gruppo, anche definito software collaborativo.
I punti cardine del groupware, strettamente interrelati, che corrispondono a specifiche categorie di strumenti, sono:
1. communication --> messaging
(e-mail: modello di comunicazione push);
2. collaboration --> shared database
(electronic conferencing, reference publishing systems, virtual workspace, virtual desk: integrazione di un modello push e pull di comunicazione che favorisca la collaborazione);
3. coordination --> development framework e workflow
(un extended transaction model).
Esempi di software di questo tipo, che permettono di condividere il lavoro e comunicare informazione per scopo anche i più diversi, sono:
- sistemi collaborativi di gestione di posta elettronica;
- electronic meeting systems;
- workflow systems;
- BBS (Bulletin Board System);
- Mediawiki, chè è il software che gestisce e controlla la produzione delle pagine della enciclopedia Wikipedia;
- funzionalità cooperative si ritrovano anche all'interno di applicazioni generiche sia di produttività personale che aziendale.
Le letteratura scientifica attribuisce al termine groupware anche un significato più specifico, includendovi strumenti non software (per esempio sistemi di teleconferenza tradizionali), ma implicando, in genere, un’ intima correlazione fra gli strumenti tecnologici e le pratiche d'uso cooperative ipotizzate dai progettisti di tali strumenti.
Per questa ragione sono considerati parte di un "sistema groupware" anche i processi sociali che esso consente o facilita. Il settore dell'informatica che si occupa del supporto per il lavoro cooperativo e da cui quindi derivano molti prodotti groupware è il Computer Supported Cooperative Work (CSCW).
Il software collaborativo diventa tanto potente quante più persone lo utilizzano, proprio come regolato dalla Legge di Metcalfe. Per la Legge di Metcalfe l'utilità e il valore di una rete sono pari ad n^2 - n, dove n è il numero degli utenti.
Pioniera nello sviluppo di software collaborativo è stata Lotus Software, con l'insieme di applicazioni Lotus Notes: un software collaborativo con architettura client-server e con gestione integrata dell'e-mail.
Business Knowledge Management - BKM è un blog su digital innovation, knowledge management, collaboration, communication, data science, knowledge workers, knowledge organization, learning organization, corporate social responsibility.
