Come nominare i file della corrispondenza in arrivo:1) La lettera va protocollata con timbro, data e successivamente scansionata.
2) il file va nominato secondo la procedura 423.0 di seguito riportata.
"Corrispondenza in entrata La corrispondenza in entrata è ricevuta dalla Segreteria esterna, che provvede con la massima tempestività a: verificare che sia stata recapitata correttamente; registrarla sul protocollo della corrispondenza in entrata; consegnarla in fotocopia ai singoli destinatari interni.
Gli originali dei documenti ricevuti devono essere conservati nell'Archivio della corrispondenza in entrata, ubicato presso la Segreteria esterna.
Fanno eccezione: i documenti tecnici; le fatture di acquisto; i depliant, le brochure, i cataloghi ed i listini provenienti dai fornitori; la documentazione pubblicitaria in genere. Tali documenti vengono consegnati alle funzioni destinatarie direttamente in originale e senza essere protocollati.
Dal protocollo della corrispondenza in entrata devono risultare i seguenti dati: numero progressivo di protocollo e data di arrivo, da trascrivere con un apposito timbro sul documento; mittente; destinatario; oggetto; mezzo di recapito (posta ordinaria, raccomandata, corriere, fax, recapito a mano).
La posta in entrata, recante indicazioni di riservatezza 14 deve essere comunque protocollata. I
n questo caso: il timbro con il numero di protocollo e la data di arrivo viene apposto direttamente sulla busta; sul protocollo della corrispondenza in entrata, nel campo riservato all'oggetto, viene apposto il timbro o la dicitura LETTERA RISERVATA. Le buste relative a tutta la corrispondenza in entrata pervenuta a mezzo posta o corriere devono essere spillate sul retro del documento ricevuto."
Esempio: Prot-equal-09-001-Richiesta Documenti Regione Abruzzo
meglio specificato
Prot-equal (IRMF, Consorservice, CSA, Colafor... destinatario)
-09 (anno)
-001 (Numero progressivo del protocollo attribuito alla corrispondenza)
-Oggetto
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